Το PowerPoint σκοτώνει το Storytelling

– ‘Εχω μια φανταστική ιδέα για αύριο. – Και γιατί χρειάζονται 60 slides για να την παρουσιάσεις;
Αληθινός διάλογος…

Avoid Death by PowerPoint

Μετά από χιλιάδες παρουσιάσεις που έχω κάνει, θέλω να σημειώσετε μόνο έναν απλό κανόνα επικοινωνίας: παρουσιάζουμε την άποψή μας για να πείσουμε άλλους, το ακροατήριο. Παρά το προφανές, όταν κάνουμε επαγγελματικές παρουσιάσεις, αυτό το ξεχνούμε.

Από τη Β’ Λυκείου κιόλας, όλοι εθίζονται στο πραγματικά αποτελεσματικό εργαλείο PowerPoint. Keynote, Canva – τόσο χρήσιμα εργαλεία, σώζουν χρόνο, έτοιμα εικονίδια, φωτογραφίες, πολλές γραμματοσειρές και έτοιμα designs …που τελικά (στη ζαλάδα τους) ξεχνούμε το κοινό της παρουσίασης, τους τελικούς αποδέκτες του μηνύματος και ίσως τι θέλουμε να πούμε.

Death by PowerPoint σημαίνει περιορισμό της σκέψης μας. Επικεντρωνόμαστε σε εμάς, τους παρουσιαστές και στο τι πληροφορίες εμείς γνωρίζουμε και νιώθουμε (εύκολες για εμάς) υποχρέωση να πούμε. Death by PowerPoint σημαίνει πώς δίνουμε περισσότερο χρόνο στο slide deck, από τον τελικό σκοπό, που είναι να πείσουμε. Πολλές φορές δεν έχουμε στόχο τι να μάθουν στο συνέδριο, ή γιατί μας κάλεσαν σε ένα ενδο-εταιρικό σεμινάριο. Πιθανά και στα δύο θα δείξουμε το ίδιο slide deck.

Designing a presentation without an audience in mind is like writing a love letter and addressing it ‘to whom it may concern.’
Ken Haemer

Είτε PowerPoint, είτε άλλο εργαλείο…

Είτε σε B2B πωλήσεις, είτε σε ακαδημαϊκό χώρο, είτε σε events έχουμε ξεχάσει πόσο εύκολα “χάνουμε” το κοινό ή το οδηγούμε σε χασμουρητά και αίσθημα φυγής. Τώρα γινεται ακόμη πιο κρίσιμο που όλοι θέλουν να “πουλάνε” γνώση μέσα από το internet. ‘Οταν γινόμαστε “δούλοι” των slides, έχουμε σταματήσει να βάζουμε σε πρώτο πλάνο τις ανάγκες του κοινού και το τι μπορεί να μεγιστοποιήσει τη δύναμη μεταδοτικότητας του μηνύματος.

Εχουμε σταματήσει να επικοινωνούμε! Να πείθουμε. Να τους κάνουμε να αναζητούν ακόμη περισσότερα για εμάς, την ιδέα, την εταιρία. Σταματήσαμε να οδηγούμε το κοινό σε δράση, γιατί μάθαμε να απογειώνουμε εικαστικά το PowerPoint αλλά ξεχάσαμε να προπονούμε εμάς, ως αθλητές μυαλών, ιδεών, και concepts. Σίγουρα με την τεχνολογία που μας παρέχεται, έχουμε στη διάθεσή μας όλα τα συστήματα και προγράμματα για να δημιουργήσουμε μια ολόκληρη εμπειρία για τους ακροατές μας.

Αλλά το ταξίδι είμαστε εμείς, με σκοπό τη γνώση και το μεταφερόμενο συναίσθημα! Δεν θα ξεχάσω σε μία από τις πρώτες μου new business παρουσιάσεις, με όλο το άγχος και τους έντονους χτύπους καρδιάς που είχα, πόσο πολύ απελευθερώθηκα, όταν πριν από εμένα ο Head Creative είχε πει στην ομάδα του πελάτη “Αφήστε τις διαφάνειες, δεν είναι σημαντικές – τώρα θέλω να είστε επάνω μου για να πάμε μαζί ένα ταξίδι“. Οι διαφάνειες “έσβησαν” και τότε μπόρεσα να πω όσα ήξερα, είχα προβάρει, και είχα μέσα μου. Τη δουλειά λόγω …διαπλεκόμενων συμφερόντων δεν την πήραμε, αλλά εκείνη την ημέρα είχα αλλάξει όλη την επαγγελματική μου προσέγγιση.

Προετοιμαστείτε σωστά

Δεν θα κουραστώ να το λέω, μια καλή παρουσίαση ξεκινά με μολύβι και χαρτί και όχι στο pc monitor και στα slides. Ερευνώ και σκέφτομαι το κοινό, στο οποίο θα απευθυνθώ. Αλλιώς γράφω για τον CEO, αλλιώς για ένα meetup. Αλλες πληροφορίες θέλει ο Head of Business control, άλλες προσδοκίες έχει ο θεατής σεμιναρίου για ειδικό θέμα.

Γνωρίζοντας το υπόβαθρο, τα ενδιαφέροντα, τις γνώσεις του κοινού (και μόνο τότε) μπορώ να σχεδιάσω και να περιγράψω με ενδιαφέρον και παραστατικό τρόπο μια συναρπαστική ιστορία που θα επικοινωνήσει το μήνυμα και θα παραμείνει στη μνήμη τους. Να είναι όμορφη, ιδαφορετική, διδακτική.

Το κοινό είναι αυτό που θα καθορίσει τον τόνο και τη γλώσσα που θα χρησιμοποιήσετε καθώς και τα οπτικοακουστικά μέσα. Σε κάθε περίπτωση, έχετε μόνο τα πρώτα 30 δευτερόλεπτα για να τραβήξετε την προσοχή τους και να μείνουν. Έτσι, όταν σκεφτείτε και ξεκαθαρίσετε την τοποθέτηση, το στόχο, την ιστορία – ναι, τότε καθήστε στην οθόνη για να συνθέσετε τα ρημαδο-slides.

Relaxed, playful and harmonious moments are the birth place of creativity.
Amit Raye

Δημιουργείστε παρουσιάσεις που να είναι εύκολες στο μάτι και άρα το μυαλό

Τo 2017 στο συνέδριο προγραμματιστών της Google, ο Sundar Pichai, CEO της εταιρείας, κατά τη διάρκεια της παρουσίασης του έδειξε διαφάνειες, των οποίων μεγάλων μέρος ήταν λευκό (αχ, αυτή η δύναμη του λευκού που έλεγαν οι παλιοί έμπειροι art directors). Παράλληλα, χρειάστηκε τουλάχιστον μόλις 12 από αυτές για να καλύψει το συνολικό αριθμό των 40 λέξεων, που σύμφωνα με έρευνες είναι ο μέσος αριθμός λέξεων ανά διαφάνεια στο PowerPoint!!

Αν και ο Pichai δεν είναι ένας ταλαντούχος και εκπαιδευμένος ομιλητής (ίσως δεν βοηθά και η προφορά Αγγλικών), παρόλα αυτά παρουσιάσεις όπως η δική του θεωρούνται πιο φιλικές προς τον εγκέφαλο, καθώς επικεντρώνεται σε ένα μόνο θέμα τη φορά και το επεξεργάζεται καλύτερα (με τις ανάσες που δίνει η ομιλία, τα μικρά pause κλπ). Καλύτερη εγκεφαλική επεξεργασία σημαίνει πώς καταλαβαίνω το όφελος. Θυμάμαι καλύτερα και περισσότερα και μπορώ να τα πω μετά από την παρουσίαση.

Make slides that reinforce your words, not repeat them

Bullet points και πυκνογραμμένα κείμενα ανήκουν στο παρελθόν

Το να έχετε την απαίτηση από το κοινό σας να σας ακούει και ταυτόχρονα να διαβάζει κατεβατά από bullet points γεμάτα πληροφορίες, επειδή θέλετε να πείτε όλη τη βιβλιογραφία, ας πούμε, είναι μια τρέλα. Αυτό το κάνουν συνήθως καθηγητές πανεπιστημίων ή μεσαίου επιπέδου managers που θέλουν να εντυπωσιάσουν το αφεντικό ή το κοινό, δείχνοντας πόσα πολλά ξέρουν και πόσο καλά έχουν προετοιμαστεί.

Το αποτέλεσμα -με πιθανότητα 90%- είναι η διασπασμένη προσοχή του κοινού. ‘Αρα, θα κρατήσουν πολύ μικρότερο αριθμό πληροφοριών και στοιχείων, καθώς αντί να είναι επικεντρωμένοι στην ουσία κάνουν στην πραγματικότητα μια υπερπροσπάθεια να καλύψουν όγκο πληροφοριών χωρίς να τον απορροφούν. Φανταστείτε να έχετε ένα booklet 100 σελίδων έτοιμο, να έχετε σύνοψη σε 10 slides και να μπαίνει μέσα ο Διευθύνων Σύμβουλος, απευθύνοντας σας το εξής: “Μπορείτε να μου πείτε σε 10′ την ιδέα σας και γιατί θα μας ωφελήσει; Δεν έχω άλλο χρόνο…“. Κόκκαλο!

Αν το θέμα της παρουσίασης δεν γίνει αντιληπτό από το κοινό μέσα στα πρώτα δευτερόλεπτα που βλέπουν την πρώτη διαφάνεια, τότε έχετε χάσει την προσοχή και το ενδιαφέρον τους. Απλοποιείστε το περιεχόμενο στις διαφάνειες σας. Κρατήστε μόνο το πιο σημαντικό στοιχείο που θέλετε να επικοινωνήσετε. Ε, και ζούμε στο μέλλον – κάντε τις παρουσιάσεις σας καλαίσθητες, όμορφες, εύληπτες!

When people drive, they only briefly take their eyes off their main focus, which is the road, to process a billboard of information. Similarly, your audience should focus intently on what you’re saying, looking only briefly at your slides when you display them.
Nancy Duarte

Μία εικόνα ισοδυναμεί με χίλιες λέξεις

Σύμφωνα με τον John Medina, βιολόγο του Πανεπιστημίου της Washington, όπως αναφέρει στο εξαιρετικό βιβλίο του Brain Rules: “Οι άνθρωποι έχουμε απίστευτη ικανότητα στο να θυμόμαστε φωτογραφίες. Αν απλά ακούσουμε μια πληροφορία, τρεις μέρες μετά θα θυμόμαστε μόνο το 10% αυτής. Αν προσθέσουμε και μια φωτογραφία σε αυτή την πληροφορία, τότε θα θυμόμαστε το 65%“.

Ο εγκέφαλος επεξεργάζεται και αποκωδικοποιεί τις εικόνες πιο γρήγορα από τις λέξεις και δίνει τη δυνατότητα στους ακροατές σας να παρακολουθήσουν απερίσπαστοι, όσα τους περιγράφετε. Αυτό, βέβαια, δε σημαίνει ότι πρέπει να φτάσετε στο άλλο άκρο και να γεμίσετε κάθε διαφάνεια με χρώμα και εικόνες. Ακόμα και σε αυτήν την περίπτωση ισχύει ο κανόνας των λίγων δευτερολέπτων. Επιλέξτε μόνο εικόνες με νόημα που μπορoύν να στηρίξουν τα όσα λέτε και περιγράφετε. Ε, και αν θέλετε, έχετε ένα booklet έτοιμο για ‘bed-time reading’ (τους το δίνετε μετά).

Η ιστορική παρουσίαση του iPhone το 2007 από τον Jobs είναι το καλύτερο παράδειγμα όλων όσων γράφουμε πιο πάνω. Μια εικόνα, η δική του, τα εικονίδια των slides, η εικόνα που περιγράφει με το storytelling είναι πράγματι 1000 λέξεις κάθε φορά, κάθε στιγμή. Θα έπρεπε να είναι σημείο εξέτασης για κάθε πωλητή ή υπεύθυνο προϊόντος ή υπηρεσίας και gameplay exercise για κάθε CEO, μόνο και μόνο για να βιώσουν την εμπειρία από μόνοι τους – μετά όλος ο οργανισμός τους θα ήταν πιο επικοινωνιακός.

Θα μπορούσαμε σε αυτό το σημείο να κάνουμε έναν μικρό κατάλογο με όσα πρέπει να αποφεύγετε, όταν χρησιμοποιείτε εικόνες, καθώς μια καλή εικόνα μπορεί να ενδυναμώσει το μήνυμα, μία κακή μπορεί να το ευτελίσει. Επομένως φωτογραφίες, όπως στόχοι, στόχοι με τόξα, γρανάζια, χειραψίες, κομμάτια παζλ, ανθρώπους έτοιμους να τρέξουν σε αγώνα, gifάκια, καρτούν κτλ., αφήστε τις όλες στην άκρη ως τετριμένες, χιλιο-χρησιμοποιημένες και παλιομοδίτικες. Επίσης, οι φωτογραφίες που θα επιλέξετε, φροντίστε να είναι τεχνικά και αισθητικά άρτιες… και καλό θα ήταν να αποφύγετε τα κινούμενα σχέδια.

No more than six words on a slide. EVER!! There is no presentation so complex that this rule needs to be broken

You are the star of the show!

Οταν ετοιμάζετε μια παρουσίαση, μην ξεχνάτε ότι το κοινό ήρθε για να δει και να ακούσει εσάς. Δεν σκέφτεται τις διαφάνειές σας! Το Powerpoint είναι ένα βοηθητικό εργαλείο, που δίνει χρώμα και εικόνα σε όσα λέτε. Αλλά εσείς είστε στη σκηνή! Η επιτυχία της παρουσίασης εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς και τον τρόπο που θα μιλήσετε στο κοινό. Ακολουθήστε τον κανόνα των TED Talks -κατά τον Chris Anderson- και πατήστε delete, delete, delete!

Βγείτε με αυτοπεποίθηση και κυριαρχείστε με την παρουσία σας τη σκηνή και τον χρόνο που σας δίνεται πάνω σε αυτή. Κρατήστε οπτική επαφή μαζί τους, ώστε να κρατήσετε την προσοχή τους πάνω σας. Κάντε παύσεις. Δημιουργήστε την αίσθηση συζήτησης και διαλόγου. Τι θα κάνατε άλλωστε αν, για παράδειγμα, η οθόνη σας σταματούσε να λειτουργεί; Μία από τις πιο διάσημες ομιλίες του TedTalk δεν κάνει καν χρήση διαφανειών, όπως θα δείτε στο βίντεο.

Τι μπορούμε να μάθουμε από τα παραπάνω παραδείγματα;

Αν είστε έτοιμοι να μοιραστείτε τη δική σας ιστορία με το κοινό, αν θέλετε να πουλήσετε και να πείσετε, αν θα απευθυνθείτε στο προσωπικό της επιχείρησης, αν έχετε επενδυτές μπροστά σας, ε, αλλάξτε τροπάριο. Το εργαλείο PowerPoint φτιάχτηκε για να σας κερδίζει χρόνο, όχι για να υποκαταστήσει την ανθρώπινη επικοινωνία και το impact που πρέπει να κάνετε!

Κι εμείς εδώ, η ομάδα της BMB Borrow My Brain, θα ευχόμαστε να αλλάξετε προσέγγιση και μία μέρα να σας συναντήσουμε και να συνεργαστούμε σε ένα από τα Spokesperson training που κάνουμε, ώστε να εξασκηθούμε σε σύγχρονους τρόπους πώς να γίνετε το επίκεντρο της προσοχής του κοινού, και να δημιουργήσετε μηνύματα και επικοινωνία με ουσία, περιεχόμενο και στόχο.

Σας αφήνω με ένα προβληματισμό, ελπίζοντας η επόμενη παρουσίασή σας να είστε εσείς, και μόνο εσείς! Στα καλύτερά σας…