Οθόνες, εργασιακό μέλλον, παραγωγικότητα

The question is…how can we re-imagine the ways people get work done.

Michael Sampson

Ας ξεκινήσουμε με κάτι που όλοι έχουμε περάσει

Το παρακάτω χιουμοριστικό βίντεο της Zoom φτιάχτηκε για να μας πουλήσει την πλατφόρμα. Αλλά εμείς το έχουμε ήδη ζήσει, έτσι δεν είναι; Μην μου πείτε πώς όλοι δεν βρεθήκαμε τον τελευταίο καιρό σε κάτι ανάλογο: “Σβήνω την οθόνη για το bandwidth“, “δεν σε ακούω καθόλου“, “κάνε reboot, κάποιο plugin δεν ενεργοποιήθηκε. Και όσο αυξάνονται οι πλατφόρμες επικοινωνίας δεν νομίζω πώς η εμπειρία μας γίνεται καλύτερη. Παρά τα Zoom, Skype, Messenger, Google meet κτλ. κάτι δεν πάει καλά, από όσα ακούω να μοιράζονται μεταξύ τους για αυτή την εμπειρία συνεργάτες και συνάδελφοι.

Πίσω από μία οθόνη λοιπόν

Αρχίσαμε να επικοινωνούμε πίσω από μία οθόνη εξαιτίας της πανδημίας, αλλά έχει αλλάξει κάτι ακόμη (πολύ σπουδαιότερο) που οδηγεί στη ‘virtual’ επικοινωνία συνεργατών. Ο χρόνος! Τώρα πια η διαχειριζόμενη πληροφορία πρέπει να μεταδίδεται σε μηδέν χρόνο και να οδηγεί σε άμεση δράση, χωρίς χρονοτριβές. Πάει η εποχή, θα πάρω το αυτοκίνητο, θα έρθω από εκεί, θα τα πούμε, θα ξαναγυρίσω στο γραφείο και θα σας γράψω. Χαμένος χρόνος, το σπουδαιότερο αγαθό!

Χαμένος χρόνος με υψηλά λειτουργικά έξοδα. Αφού κάθε συσκευή έχει κάμερα, ο καθένας (‘on-the-go’ και 24/7) επικοινωνεί και επιλύει τα θέματά του. Εκπαιδεύομαι, ακυρώνω κάρτα, μαθαίνω, αγοράζω όποτε θελήσω από τη συσκευή. Εξαιτίας της πανδημίας μόλις 8% των συναλλαγών γίνονται πια σε τραπεζικό γκισέ. Θα αλλάξει μετά; ‘Οχι!

Θα είμαστε όλο και περισσότερο πίσω από μία οθόνη. Θα βιώσουμε νέες πραγματικότητες και μεγάλες προκλήσεις για το καθαρό μυαλό, τον ελεύθερο χρόνο, την ποιότητα ζωής και την παραγωγικότητα της επιχείρησης. Γνωρίσαμε την τηλεδιάσκεψη και την τηλεργασία ως καθημερινότητα, αλλά προδιαγράφουν και το εργασιακό μας μέλλον.

Εργασιακή αλλαγή, θα ενταθεί

Αν δείτε προσεκτικά όλα τα Call To Action των websites υπηρεσιών, προϊόντων, SaaS και εκπαίδευσης τότε θα καταλάβετε, πώς το pattern δεν θα αλλάξει: σε βρίσκω online, όποια στιγμή χρειαστώ και ασχέτως αν είναι intrusive ο τρόπος μου (άντε να σε καλέσουν στο Skype 22.30 για μία ερώτηση…), η ευκολία πρόσβασης και η αμεσότητα των συσκευών-πλατφορμών επιτρέπουν να καλώ, να κάνω book, να επικοινωνώ. Τεράστια αλλαγή κουλτούρας, έτη φωτός μακριά από το ωράριο 9-5.

Με μαθηματική ακρίβεια αλλάζει ο τρόπος εργασίας και διοίκησης. Η “εξουσιαστική” εποχή, που οι πάντες δίνουν το παρόν στο γραφείο, ώστε το αφεντικό να νιώθει πώς έχει τον απόλυτο έλεγχο, είναι παρωχημένη. Δεν ξεπερνιέται γιατί το θέλουμε εμείς, ή λόγω της πανδημίας. Συμβαίνει η διεθνοποίηση των εταιρειών, η καινοτομία προϊόντων-υπηρεσιών, η πρόσληψη εποχικών-freelancer-project based εργαζομένων, και οι απαιτήσεις των πελατών. ‘Αρα, όχι άλλα χαμένα κόστη και χρόνο.

Τα νέα αυτά δεδομένα αποτελούν πρόκληση για τα στελέχη των επιχειρήσεων, τόσο σε επίπεδο business όσο και σε επίπεδο επικοινωνίας και συνεργασίας. Πρέπει να βρουν ένα ‘modus vivendi’ για να παίρνουν γρήγορες και σωστές αποφάσεις, τηρώντας θετική και εμπνευσμένη τη συνεργασία ομάδων. Ποιός λειτουργεί θετικά στο project, ποιός αναλαμβάνει τι και για πότε, πώς παραμένουμε ομάδα και ας χάνεται η αμεσότητα. Το τηλεφωνικό κέντρο ενός μικρού e-shop θα είναι στο σπίτι της digital assistant. Η παραγγελειοληψία μέσω του ERP συστήματος και ο προγραμματισμός logistics center μπορεί να είναι 2 κλικ εγκρίσεων μέσω μιας πλατφόρμας SAP.

Start to think about your company like a lab and less like a factory.
Jacob Morgan

‘Ολες οι επιχειρήσεις να ξαναδούν…

Ολες οι επιχειρήσεις πρέπει να ξαναδούν άμεσα τη διοίκησή τους και τις δομές συνεργασίας στη βάση της ταχύτητας, των απαιτήσεων του πελάτη, και της ψηφιακής αλλαγής. Ποιός εγκρίνει, με ποιό σύστημα ή πλατφόρμα, με ποιά επίπεδα ασφαλείας και ποιός είναι ο τρόπος λήψης αποφάσεων. Κάθε λάθος κίνηση μπορεί να κοστίσει στην εταιρεία, τους πελάτες της, και την εσωτερική δομή.

Εργαζόμενοι, επιχειρήσεις και συνεργάτες πρέπει να αποκτήσουμε skills που μέχρι σήμερα μόνοι οι μεγάλες μεγάλες πολυεθνικές διέθεταν. Για παράδειγμα, να μπορούμε να βρίσκουμε τον κατάλληλο άνθρωπο μέσα στο δίκτυό μας, να κάνουμε knowledge sharing, να επιλύουμε προβλήματα με παραγωγικό τρόπο, να παίρνουμε όλες τις εγκρίσεις για τα θέματα και τα projects που χειριζόμαστε, κτλ. 

Για μια ομαλή μετάβαση σε αυτή τη νέα εποχή, κάθε εταιρεία πρέπει να έχει ένα ολοκληρωμένο σχέδιο με κατευθυντήριες αρχές μικρής και μεγάλης κλίμακας. Ο χιουμορίστας manager πώς κινητοποιεί συνεργάτες; Η κοπελιά που δεν έχει γράψει ποτέ Marketing brief στη ζωή της πώς δεν θα χαθεί μέσα στο online meeting; Πότε θα δει τις προτάσεις ο αρχηγός και πώς θα σιγουρέψουμε, πώς δεν θα μας τα ξαναγυρίσει όλα πίσω και …φτου από την αρχή;

Η χρήση της τεχνολογίας με τα εργαλεία που διαθέτει, είναι το 5% στην επιτυχία της συνεργασίας. Το υπόλοιπο 95% αφορά στις ικανότητες των ανθρώπων στην οργάνωση, την επικοινωνία και τη σωστή διαχείριση του χρόνου.



κ.κ. διοργανωτές των virtual meetings:

Τι σημαίνει περιβάλλον ταχύτητας, ψηφιακής αλλαγής και το μάτι στραμμένο στο κοινό-πελάτη; Συνοπτικότητα και focus online συνεργασιών ομάδων. Να κάνουμε πλεονέκτημα την εύκολη και άμεση επικοινωνία με πελάτες-συνεργάτες από την άνεση του σπιτιού/γραφείου μας, να μη χάνουμε χρόνο και χρήμα σε μετακινήσεις, ξενοδοχεία και εισητήρια, αλλά όλα αυτά με παραγωγικό και αποτελεσματικό τρόπο.

Ένα μικρό παράδειγμα είναι η ανάγκη ύπαρξης σαφούς και γρήγορης ατζέντας. Αν μπεις σε διαδικτυακό meeting χωρίς ατζέντα χάθηκες! Κυριολεκτικά!.. Χάθηκες από τις διακοπές της σύνδεσης, από το “πώς πάει σήμερα;“, “πώς βλέπεις να πηγαίνει η πανδημία” και …να, χάθηκαν 15′. Για να έχει αποτέλεσμα θα πρέπει ο διοργανωτής να κάνει focus στα θέματα του meeting, να ζητά δεσμεύσεις χρόνου-πότε-πώς και να κρατά κάθε θέμα όσο πιο συνοπτικό γίνεται. Συνοπτικά μην ξεχάσετε:

  1. Για ποιο ακριβώς σκοπό / στόχο κάνουμε τη συνάντηση;
  2. Ποιος πραγματικά έχει ρόλο στο θέμα μας και πρέπει να συμμετέχει;
  3. Τι είδους διάλογος πρέπει να γίνει (cheklist, action points, επίλυση προβλήματος);
  4. Ποιες είναι οι καλύτερες συνθήκες (ώρες, διάρκεια κλπ) για να πετύχει η συνάντηση;

Στη Στοκχόλμη θεωρούσαν επιτυχημένο meeting, ακόμη και αν τελικά δεν ήταν (εκ του αποτελέσματος) το εξής: δύο ημέρες πριν έχεις στείλει agenda θεμάτων και checklist στους συμμετέχοντες. Κάνεις μία 5′ εισαγωγή και πάμε στο checklist που ο καθένας συμφωνεί (με ενέργεια, χρόνο, deliverable), ή διαφωνεί αλλά προτείνει λύση. Αν η λύση δια βοής δεν εγκριθεί, we stick to the plan. Για φανταστείτε το αυτό με online meeting 30 συμμετεχόντων x 10 regions και να έχεις να ραπορτάρεις εσωτερικά…

Σημεία προσοχής για τα online meetings

Τα σημεία προσοχής των online meetings, ή αλλιώς και ρίσκα, είναι πολύ σοβαρά για τη λειτουργία των ομάδων και τα αποτελέσματα της επιχείρησης και του project:

  1. ‘Υπαρξη σαφούς ατζέντας meeting. Οτιδήποτε πέραν αυτής είναι αντι-παραγωγικό.
  2. Μέχρι 2 θέματα μπορεί να επιλύσει ένα meeting. Ο εγκεφαλός μας μπορεί να θυμάται έως 3 σημαντικά θέματα τη φορά.
  3. Διάρκεια online meeting όχι μεγαλύτερη των 45′ εκτός αν είναι εξειδικευμένο / μοναδιαίο θέμα (πχ. workshop για ετήσιο πλάνο δράσης).
  4. Ο συντονιστής να έχει καλή αντιλαμβανόμενη εικόνα και σεβασμό από τις ομάδες. Αν δεν την έχει, να τη χτίσει, αλλιώς θα ακούτε σιωπή και μικρή συμμετοχή ή ακόμη χειρότερα εντολές …και μετά πολλά λάθη.
  5. Γίνεται σε ώρα που βολεύει την ομάδα σύμφωνα με τα ήθη και έθιμα του industry (πχ. πότε λειτουργεί το κατάστημα)
  6. Επιλογή μίας πλατφόρμας επικοινωνίας που γίνεται συνήθεια όλων (όχι άλλοτε λίγο skype, ή λίγο zoom – για να μην έχετε “αχ, μπερδεύτηκα από την τελευταία φορά“)
  7. Επειδή τα θέματα, πρόσωπα και πληροφορίες εναλλάσονται γρήγορα, να γίνεται σαφές το ποιός κάνει τι, πότε, πώς (τίποτε στη τύχη).
  8. Κάνετε ένα μικρό 2λεπτο διάλλειμμα ανά 20′ για νερό, τέντωμα και ανάσες (τις θέλει και ο συντονιστής και ο κάθε συμμετέχων για να είναι όλα μια ευχάριστη ροή).
  9. Σχεδιάστε μια εμπειρία (εισαγωγή, ερωτήσεις, ποιά είναι η γνώμη σου). Ξερό meeting σε μεσογειακό πληθυσμό δεν περπατά. Είναι μια διαδικασία και εμπειρία, η οποία από τη φύση της δημιουργεί περισσότερο άγχος και κούραση.
  10. Στοχεύστε σε θετική διάθεση (συντομία θεμάτων, θετική παρότρυνση, γλώσσα του σώματος), που αφήνει ικανοποίηση και την αντίληψη πώς δεν ήταν σπατάλη χρόνου.

Delays on phone or conferencing systems of 1.2 seconds made people perceive the responder as less friendly or focused.

Αποτελεσματική προσαρμογή στη νέα πραγματικότητα

Για να λειτουργήσουν οι εταιρείες με υψηλή αποδοτικότητα πρέπει να δώσουν έμφαση στην επικοινωνία. Αυτό σημαίνει, ότι όσοι την οργανώνουν και τη διαχειρίζονται έχουν στρατηγικό ρόλο. Η εμπειρία τους και οι συμβουλές τους σχετικά με τα νέα εργαλεία επικοινωνίας που καλούμαστε να χρησιμοποιήσουμε είναι ζωτικής σημασίας. Όχι από τεχνικής αλλά από ανθρωπιστικής πρωτίστως πλευράς.

Να δημιουργήσουν ένα κλίμα, μέσα στο οποίο όλοι να νιώθουν ισότιμοι. Θα πρέπει να αναγνωρίζεται η παρουσία και προσφορά κάθε συνεργάτη, ώστε να νιώθει ικανοποιημένος, επιβραβευμένος και ισότιμο μέλος της ομάδας. Δημιουργούν, κατ’ αυτόν τον τρόπο, θετική διάθεση συμμετοχής των εργαζομένων, αλλά και πελατών, στις virtual ομάδες και ενισχύουν την προσοχή σε όλα τα online meetings που συμμετέχουν.

Για να τονώσουμε την απόδοση και αποτελεσματικότητα των συναντήσεων αυτών, χωρίς να φορτώνουμε τους συμμετέχοντες με ανούσια calls, καλό είναι να εξετάζουμε πάντα την αναγκαιότητα. Κάποια θέματα μπορούν να επιλυθούν με ανταλλαγή email ή από το τηλέφωνο.

Κάθε επιχείρηση είναι διαφορετική, αλλά ένα πράγμα είναι κοινός πόρος: οι άνθρωποι. Πρέπει όλα τα συστήματα να βολεύουν τους ανθρώπους, τις ομάδες τους και να εγγυώνται καλό αποτέλεσμα και δημιουργική παραγωγικότητα.


0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Αφήστε μια απάντηση